Kljub temu, da tiskanje in fotokopiranje v podjetju večinoma ne predstavljata znatnih izdatkov pa lahko na dolgi rok ugotovimo, da je tudi na tem področju lahko odtok financ velik. Poleg samega nakupa tiskalnika imamo redne stroške še z nakupom zadostne količine papirja in novimi kartušami. Kaj torej narediti za to, da bi tudi pri fotokopiranju in tiskanju stroške čim bolj oklestili?
Izbira najbolj ustrezne naprave za naše potrebe
Nakup multifunkcijskih naprav za tiskanje in fotokopiranje v podjetju je lahko znatna investicija, če se odločimo za tiskalnik višjega ranga, ki nam bo uspešno kril vse potrebe, ki jih imamo v zvezi s tem. Najcenejše tiskalnike lahko dobimo že za nekaj 10 €, ampak v tem rangu se večinoma nahajajo naprave, ki so bolj primerne za domačo rabo. Za v pisarno so bolj primerni tiskalniki za nekaj 100 € ali celo nad 1.000 €. Odvisno seveda od narave dela v posameznem podjetju. Ko najdemo napravo, ki nam pokriva vse zahteve pa ne glejmo le na ceno same investicije, ampak se pozanimajmo, kako je naprava varčna oziroma potratna pri tiskanju; za koliko natisnjenih strani lahko uporabljamo vstavljene kartuše in kolikšen strošek nam bo predstavljal nakup novih kartuš. Finančno se nam bolj izplača investirati v dražjo napravo, ki je varčnejša pri tiskanju in fotokopiranju kot obratno.
Varčevanje na papirju in črnilu na vsakodnevni rabi
Veliko za znižanje stroškov pa lahko naredimo na vsakodnevni bazi. Sploh, če večinoma tiskamo za interne namene podjetja, lahko veliko naredimo za varčevanje. Dvostransko fotokopiranje je ena izmed možnosti, ki bo prepolovila stroške z nakupom papirja. Prav tako se lahko poslužujemo varčnega načina tiskanja, ki ga izberemo med nastavitvami. Besedilo pri taki vrsti tiskanja je še vedno razločno vidno, je pa v tem primeru v uporabi bistveno manjša količina črnila. Pred tiskanjem se splača vselej vprašati, če je le-to res potrebno. Včasih že kar iz navade natisnemo nek dokument in ga nato le preletimo in vržemo stran. Bolj bi se nam splačalo, če bi v tem primeru dokument prebrali preko računalniškega zaslona. Tudi vrsta pisave pomembno vpliva na stroške s črnilom. Izberimo čim manjšo in ožjo. Če tako pisavo nastavimo na vseh računalnikih v pisarni, bo na dolgi rok razlika očitna.