E-računi so računi, ki jih zavezanci izdajajo v elektronski obliki. Za tak način izdajanja račune se odloča čedalje več uporabnikov. Njihova prednost je v enostavnosti izdajanja takih računov. Ko se uporabnik seznani z uporabo določenega programa oziroma samim principom izdajanja računov, potem to poteka zelo hitro. Izdajatelj lahko podatke o računih napiše kar v Word ali Excel. Pri tem mora paziti le, da so zajete vse obvezne sestavine račune. Lahko pa od ustreznega ponudnika zavezanec odkupi program za izstavljanje e-računov. E-računi se na tak način izstavljajo še enostavneje, saj je oblika vnaprej predpisana in uporabnik točno ve, katere podatke mora vpisati. Zmanjša se tudi možnost pojava napak, saj je do določene mere tak račun lahko ponastavljen. Če uporabnik izdaja e-račune s podobnimi podatki, se te avtomatsko prenesejo.
Pri proračunskih uporabnikih je situacija nekoliko bolj zapletena
Kaj pa e-računi, ki jih zavezanec izdaja uporabnikom državnega proračuna oziroma predstavnikom javne uprave? V tem primeru so pravila zelo striktna. Zavezanec lahko e-račune izda zgolj prek UJP portala. Na ta portal se mora prej registrirati. Ob tem se mu določi tudi uporabniško ime in geslo, s katerima do portala dostopa. Mora pa zavezanec v tem primeru najprej pridobiti digitalno potrdilo. Le-to mu služi za elektronsko podpisovanje vseh izstavljenih računov.
Prednosti e-računov tako na ravni posameznika kot družbe
E-računi kot čedalje bolj uporabljena praksa izstavljanja računov s sabo prinašajo številne prednosti. Prva je vsekakor njihova učinkovitost in hitrost. Do naslovnika jih lahko dostavimo v trenutku, saj za posredovanje uporabljamo elektronsko pošto. V primeru papirnatih računov situacija ni bila tako enostavna, saj je bilo treba take račune poslati preko navadne pošte. To je poleg daljšega časa dostave pomenilo tudi stroške za kuverte, znamke in pisarniške potrebščine. Tudi shranjevanje e-računov je dosti bolj pregledno in omogoča red. Papirnati računi se lahko namreč mimogrede kje založijo, hkrati pa lahko predstavljajo pomemben vir kaosa in nereda na delovni površini. E-računi pa ne le da olajšajo poslovanje, ampak prispevajo tudi k reševanju okoljskih težav. Množično izstavljanje e-računov pomeni manjšo porabo papirja, manj izsekavanja gozdov in manjše emisije izpustov v zrak.