Ali je za znižanje stroškov tiskanja dovolj, da podjetje uporablja le najbolj poceni papir in kartuše, ali pa da dokumente tiska le obojestransko in pri tem ne porablja barvnih izpisov? Do določene mere je mogoče privarčevati na ceni printanja v pisarni, vendar mora podjetje pri tem paziti, da kakovosti ne zamenjajo slabi izpisi. Prav tako ni smiselno, da printanje poteka prepočasi in neefektivno.
Mnogo bolj optimalna in stroškovno učinkovita izbira za podjetja tiči v najemu tehnologije za printanje. Podjetje lahko najame visoko zmogljiv barvni tiskalnik ali pa multifunkcijsko napravo, ki nudi še fotokopiranje in skeniranje dokumentov ter pošiljanje faksa. Z najemom tehnologije lahko pisarna izdatno privarčuje, saj so v najem vključene še druge storitve, ki bi jih sicer moralo podjetje plačati.
Znižanje stroškov tiskanja z brezplačno uporabo kartuše
Podjetje lahko ob najemu tehnologije za printanje izdatno privarčuje, saj je v fiksno mesečno najemnino všteta tudi uporaba kartuše s tonerjem. Kartuša pa nudi tako barvne kot črno bele izpise. Ponudnik storitve nudi tehnologijo optimalnega izpisovanja črnila na papir, zato se v celi življenjski dobi naprave porabi le en set kartuše s tonerjem.
To je hkrati tudi ekološka rešitev, saj se podjetje izogne odpadnemu materialu. Najpomembnejša prednost pa je v tem, da podjetju ni potrebno kupovati kartuš. Sicer bi jih moralo kupiti približno dve ali tri na mesec. To je eden izmed največjih stroškov printanja, še posebej na bolj obremenjenih delovnih mestih.
Ugodno printanje z odzivnimi servisnimi storitvami
V ceno mesečne najemnine oziroma paketa so vštete tudi servisne storitve in tehnična podpora. Serviserji ob pričetku najema poskrbijo za namestitev naprav ter pri tem povežejo in nastavijo vso programsko opremo. Servisna služba ponudnika izvaja tudi letne preglede.
Če se pojavi napaka na programskem ali mehanskem delu tiskalnika ali multifunkcijske naprave, pa lahko podjetje pokliče serviserje, ki pridejo okvaro popravit v najkrajšem možnem času. Vse te storitve so ob najemu brezplačne, zato tudi podjetje lahko izdatno privarčuje na stroških servisa.
Znižanje stroškov tiskanja z izborom paketa po meri
Podjetja lahko izbirajo med različnimi, tako osnovnimi kot nadgrajenimi, paketi za ugodno printanje. Če podjetje želi znižati ceno za printanje in pri tem optimizirati delo pa lahko izbere paket po meri, pri čemer je mogoče naprave in tehnologijo povsem prilagoditi potrebam po printanju. Znižanje stroškov tiskanja s paketi po meri omogoča podjetjem, da plačajo le tisto, kar potrebujejo.