Skeniranje dokumentov je v pisarnah morda manj zastopano opravilo kot tiskanje in fotokopiranje, vendar še vedno podjetje potrebuje tehnologijo, ki omogoča kakovostno in hitro skeniranje. Nekatera podjetja nakupijo skenerje, ki pa na drugi strani ne omogočajo tudi tiskanja in fotokopiranja. Zato je najbolje uporabljati multifunkcijsko napravo, ki nudi vse funkcije v enem.
Multifunkcijsko napravo je mogoče tudi najeti za ceno mesečne najemnine pri izbranem ponudniku storitve. Podjetje lahko izbira med različnimi modeli naprav ter različnimi funkcionalnostmi, kot je na primer hitrost printanja, izpisovanje tudi na A3 format papirja, obojestransko fotokopiranje in printanje ter druge funkcije. Pomembna prednost je v tem, da je v ceno vključena tudi kartuša in ažurne servisne storitve.
Skeniranje dokumentov z napredno programsko opremo
Če podjetje skenira večje število dokumentov, tedaj je dobro, da izbere multifunkcijsko napravo, ki nudi posodobljeno in napredno programsko opremo. To pomeni, da je naprava lahko povezljiva z omrežjem, kot je na primer LAN in Wi-Fi omrežje, zato lahko zaposleni skenirane izpise pošilja neposredno na elektronsko pošto oziroma e-mail naslov prejemnika in tako privarčuje na času.
Na drugi strani pa programska oprema poskrbi tudi za to, da lahko delavec iz multifunkcijske naprave pošlje skeniran izpis v omrežno mapo na računalniku, kjer se dokument shrani najpogosteje v PDF obliki in je dostopen vsem zaposlenim, ki uporabljajo isto omrežje. Vse te nastavitve programske opreme in povezljivost naprav opravijo tehniki ponudnika storitve, ko ob začetku najema namestijo multifunkcijsko napravo in pripravijo tehnologijo za brezhibno delovanje.
Skeniranje dokumentov tudi na kopirnem stroju
Ni le multifunkcijska naprav tista, ki lahko skenira izpise, temveč to funkcijo opravljajo tudi kopirni stroji, ki so prav tako na voljo za mesečni najem. Kopirni stroji so namenjeni tako za fotokopirnice kot za bolj obremenjena delovna mesta, kjer zaposleni vsakodnevno fotokopirajo in skenirajo večjo količino izpisov. Poleg tega so kopirni stroji zelo zmogljive naprave in zato omogočajo zelo hitro opravljanje funkcij.
Pri tem je v odlagalni predal za papir mogoče naložiti večjo količino papirja, ki se nato skenira ali pa fotokopira. Ni potrebno, da se posamezen list papirja položi na steklo in ročno obrača, temveč kopirni stroj sam obrača liste in jih enega za drugim kopira ali pa skenira, tudi v obojestranskem načinu. Zato delavcu ni potrebno ves čas stati za kopirnim strojem in lahko v tem času opravlja drugo delo. Če pa je potrebno skenirati vsebino iz vezane knjige, pa je potrebno ročno obračati liste in jih položiti na zgornje steklo.
Najem naprav znižuje stroške za skeniranje dokumentov
Optimizacija tiska in drugih funkcij na multifunkcijski napravi, kopirnem stroju in pisarniškem tiskalniku je mogoča z mesečnim najemom naprav, saj tovrstna prilagodljiva storitev izdatno zmanjšuje stroške. Cena za najemnino zajema tako uporabo tehnologije kot kartuše, servisne storitve in tehnično podporo.
Cena za najem pa se določi glede na opravljeno mesečno analizo tiskanja. Podjetjem so na voljo različni standardni paketi in paketi po meri, zato je cena prilagojena potrebam v pisarnah. Fotokopiranje, tiskanje in skeniranje dokumentov tako postane stroškovno učinkovitejše, saj podjetje privarčuje na račun nakupa kartuš in dragih servisnih popravil.