E račun vsebuje vse zakonsko določene sestavine kot klasična izdana oziroma prejeta faktura v fizični obliki. Edina razlika je le v tem, da je dokument izdan v elektronski obliki ter v različnih formatih, ki omogočajo izvoz ter uvoz fakture v različne bančne programe za plačilo ali pa računovodske programe za nadaljnje knjiženje.
Podjetja morajo izdati fakturo v elektronski obliki, če poslujejo s proračunskimi uporabniki oziroma pravnimi osebami, ki delujejo v javnem sektorju. Podjetnik pa se lahko zaradi bolj preglednega in bolj enostavnega brezpapirnega poslovanja odloči tudi za posredovanje oziroma izstavljanje in prejemanje faktur drugim podjetjem oziroma kupcem blaga in storitev v tržnem gospodarstvu. Obe možnosti izstavitve dokumentov nudi poslovni in računovodski program v oblaku, saj omogoča posredovanje računov preko različnih kanalov in za različne uporabnike.
Kako izstaviti e račun preko e-banke?
Zakonodaja določa, da je mogoče proračunskim uporabnikom izstaviti elektronsko fakturo le preko kanala, ki nudi povezavo med spletnim računovodskim programom in e-banko. Možnost posredovanja dokumentov preko e-banke pa je primerna tudi za brezpapirno poslovanje med podjetji. Sistem deluje tako, da program za račune najprej pripravi vse potrebno za uvoz elektronskih faktur v e-banko.
Ko je dokument uvožen v e-banko, ga nato banka po določenih kanalih posreduje kupcu, ki pa fakturo prejme v svojem bančnem programu. Prednost tega načina posredovanja faktur je v tem, da lahko podjetnik ali računovodja naenkrat uvozita več dokumentov, ki jih banka pošlje na ustrezne posamezne naslove kupcev.
E-račun – posredovanje dokumenta na e-mail prejemnika
Spletni program za vodenje poslovnih knjig omogoča tudi enostavno izstavljanje oziroma pošiljanje izdanih faktur na elektronski poštni naslov kupca. Pri tem sistem v oblaku pripravi tri datoteke v skladu z zakonodajo.
V to so zajete vse potrebne sestavine na fakturi, njena ovojnica ter izdelava dokumenta v PDF formatu. Ko kupec podjetja prejme elektronski dokument na elektronski naslov, ga lahko od tam uvozi v svoj bančni ali ERP program. Ker je faktura poslana tudi v PDF formatu, jo lahko kupec enostavno natisne.
Izstavljanje elektronskega računa preko posrednika BizBox
Računovodski program v oblaku je mogoče integrirati s spletnim portalom BizBox, ki je namenjen enostavnemu brezpapirnemu poslovanju med gospodarskimi družbami in tudi s proračunskimi uporabniki.
Pri tem je prejemanje dokumentov preko portala brezplačno, uporabnikom pa se po veljavnem ceniku zaračuna posamezna izstavitev elektronske fakture. E-račun z izdajo preko BizBox portala nudi boljši pregled in nadzor nad poslovanjem. Zaradi enostavnosti posredovanja dokumentov lahko to delo opravi tudi podjetnik sam.