Multifunkcijske naprave so pomemben del pisarniške opreme, saj nudijo uporabo več različnih funkcij v eni sami enoti. Tako lahko zaposleni na enem mestu uporabljajo funkcije tiskanja, skeniranja, fotokopiranja in pošiljanja faksov. To pomeni, da zaposlenim ni potrebno opravljati dela na različnih napravah, zato je takšen način zanje tudi bolj priročen in enostavnejši.
Več funkcijski tiskalniki pa so hkrati tudi stroškovno učinkoviti, saj podjetju ni potrebno kupiti več različnih strojev za opravljanje posameznih funkcij. Še bolj stroškovno učinkovita pa je možnost najema multifunkcijske naprave, pri čemer podjetje ob fiksni mesečni najemnini plača uporabo stroja ter zraven pridobi še številne druge ugodnosti, kot je zaloga kartuš in brezplačno servisiranje.
Multifunkcijske naprave znižujejo stroške električne energije
Več funkcijske naprave znižujejo tekoče mesečne stroške električne energije, saj v pisarni ni potrebno zagnati štirih posameznih strojev, kot je na primer tiskalnik, skener, kopirni stroj in faks, temveč lahko podjetje zažene le en stroj, ki združuje vse funkcije v eni enoti. Ker podjetje uporablja le en stroj namesto štirih različnih, bo zato imelo tudi cenejše račune za porabo električne energije, poleg tega pa s tem prispeva tudi k bolj energetsko varčnemu delovnemu okolju.
Multifunkcijske naprave prihranijo na času zaposlenih
Vsako napravo z določeno tehnologijo je potrebno redno posodabljati. Če podjetje uporablja tiskalnik, fotokopirni stroj, skener in faks, tedaj mora vsako tehnologijo naprave posebej posodabljati, nameščati gonilnike in vzdrževati programsko opremo, ki mora biti tudi združljiva z računalniško opremo.
Če pa podjetje uporablja le eno napravo, ki združuje vse funkcije omenjenih strojev, tedaj je popravljanje strojne programske opreme in preverjanje združljivosti tehnologije z novimi aplikacijami in operacijskimi sistemi omejeno le na eno napravo. To pa podjetju in zaposlenim prihrani čas, ki ga raje porabijo za prodajo, klicanje strank in drugo delo, ki družbi prinaša dobiček.
Multifunkcijske naprave zmanjšujejo odpadke potrošnega materiala
Več funkcijski stroji delujejo tako, da uporabljajo enak toner s črnilom ali kartušo za vse funkcije, ki so na voljo. To pomeni, da kartuša zagotavlja tisk na različnih izhodih, tako pri tiskanju, fotokopiranju in skeniranju. Če pa podjetje uporablja štiri različne stroje za vsako funkcijo posebej, tedaj mora vsako napravo tudi napolniti s črnilom in drugim potrošnim materialom, ki je ustrezen za uporabo v posamezni tehnologiji.
Z multifunkcijsko napravo podjetje privarčuje na stroških kartuš in tonerjev, papirja ter drugega potrošnega materiala. Poleg tega pa s tem zmanjša tudi količino materiala za enkratno uporabo in tako pomaga pri zmanjševanju odpadkov, ki jih je težje reciklirati.